一、涉密载体保管室的设置应符合保密要求,安装“三铁两器”(即:铁门、铁窗、铁柜、灭火器、报警器),并指定专人管理。

二、保管涉密载体人员的条件

1、热爱祖国,拥护共产党的领导,坚持党的基本路线,坚持四项基本则的共产党员(或共青团员)。

2、忠诚老实,严谨细致,遵纪守法。

3、忠于职守,爱岗敬业,保密观念强。

三、保管涉密载体人员的岗位责任

1、认真学习,熟悉保密法规,严格执行保密法规。

2、负责国家秘密载体(密件、密品)的管理。按要求登记造册,分类存放。

3、上级下发和本级产生的涉密载体要做到来龙去脉清楚。分发、呈阅、借阅的要及时清退。秘密级、机密级的每季度清核一次,绝密级的不准借出保密室。

4、按工作规程做好涉密载体的立卷归档和清退销毁工作。

四、接收涉密载体

1、签收。核查签收涉密载体的件数、收件人等内容与签收登记是否一致;注明签收的具体时间。

2、呈批送办。涉密载体签收后,要按照涉密载体处理规程及时呈阅办理。

3、遵守密件只发组织、不发个人的原则。

4、寄出涉密载体要通过机要交通或邮政机要通信办理,不得以挂号或普通邮件寄出。不能办理机要交寄的,要派车专程送达或通知收文单位派员凭证领取。

五、登记

1、分类设本。密件、密品和一般件要分类设专本登记,不可混杂。收文、借文和转文也要分设专本登记。

2、项目清楚。对来文单位、文件号、收件信封号、份数、密级、发往单位、签收人、日期等,每栏都要填写清楚。

3、用于收发、借文、清退、销毁涉密载体的登记本(包括表格)用完后至少保存5年,绝密级、密码、密码电报的登记本用完后至少保存10年。

六、传递

1、传递涉密载体应包装封装,数量大的应用铁箱或邮袋包装,在封面上或包装上加盖密封章,标明密级和统一编号,并交由机要交通或邮政机要通信（专车、专人护送,不得用普通邮寄或托运)传递。

2、传递涉密载体时,传递人不得拆阅、启封、不得把文件袋夹在单车、摩托车尾架上或在途中办理个人私事。

3、绝密件应单独装封,并有两人护送。

七、复制、摘抄

1、涉密载体以及制发涉密载体单位规定不准翻印的涉密载体,任何部门和个人不得擅自翻印;确需要复印时,应当经制文机关或者授权单位批准,绝密涉密载体不得复印。翻印复印件应注明翻印、复印的机关,份数和日期,视同原件管理,用后及时收回。

2、印制涉密载体应由学校内部的文印室或委托持有《国家涉秘载体复制许可证》的印刷厂(车间)承担。严禁在市面营业部门复印或私人印刷厂印制。

3、摘录秘件或资料时,不可全文照录,只能重点摘录,摘录所用的记录本用后交保密室管理销毁。

八、阅办

1、阅读和使用涉密载体应当在符合保密要求的办公场所进行；确需在办公场所以外阅读和使用涉密载体的，应当遵守有关保密规定。

2、呈请领导批示的密件、要及时传阅收回。

3、领导批示密件呈批单办理送阅后要暂保留一年。

十、借文

1、保密室、档案室借出涉密载体应坚持审批制度,并办理登记,签收等手续, 绝密件不准外借。

2、借用涉密载体，应当办理登记、签收手续，管理人员要限时掌握涉密载体的去向。

3、借出的涉密载体严禁横传、复制。

十、清退

每年3月底以前对上年度下发学校的涉密载体进行清退; 涉密载体

清退后及时将清退情况向市保密局写出专题报告。

十一、涉密载体归档立卷

需在归档的涉密载体，应当按照国家有关档案法律规定归档。每年5月底以前完成上年度涉密载体立卷工作;按照档案部门的业务规范和《襄阳职业技术学院文件材料分类方案、归档范围、保管期限表》“三合一”制度整理归档文件,编制人工和微机检索目录;案卷质量要在档案部门当年检查中获优秀等次。

十二、涉密载体销毁

每年涉密载体立卷后,对没有保存价值的涉密载体按照有关规定,经分管领导审核批准，并履行清点、登记手续，于7月底以前移交市保密局公文销毁站销毁,保证不丢失、不漏销;个人不得擅自销毁公文。