第一条 为确保我校行政公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》等有关文件精神，结合我校实际，制定本办法。

第二条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第四条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第五条  校长办公室是学校行政公文处理工作的管理机构，主管行政公文处理工作，并负责指导各院（部）及各行政处室的公文处理工作。

第六条  学校各部门确定专人负责公文处理工作。 

第七条 草拟公文应当正确选用公文种类。我校常用的公文种类主要有:

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。

（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。适用于发布、传达要求下级部门执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复。适用于答复下级部门请示事项。

（十）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。 

第八条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发单位和印发日期、页码等组成。

（一）份号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注秘密等级和保密期限。

（三）紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度标注“特急”或“加急”。

（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加 “文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。

（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。有特定发文单位标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发单位和印发日期。公文的送印部门和送印日期。

第九条 公文的版式按照《襄阳职业技术学院行政公文格式及印制标准》执行。

第十条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十一条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文。

第十三条 行文应当遵循以下规则：

（一）各部门除校长办公室外不得对外正式行文。

（二）上级行政机关对我校的行文，一般应由校长办公室统一处理；需转发的应经校领导批准，由校长办公室转发，业务性较强的，经校长办公室主任同意，也可由主管处(室)转发。

（三）由职能部门草拟的以学校名义上报下发的公文，必须经校长办公室核稿后报校领导审批、签发。各业务部门不得直接向学校的上级机关行文。

（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

第十四条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十五条 公文起草应当做到：

（一）学校综合性文件的起草由校长办公室负责，其它业务文件由各业务部门承办。

（二）拟稿应当做到情况属实，观点明确，内容简洁，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确。

第十六条   业务性文稿拟就后，应由业务部门负责人进行初核并签署意见后报校长办公室复核，送审稿必须完整，附件必须与主件一同送审。对于不符合要求的送审文稿，校长办公室不予办理；对于需作较大修改的送审文稿，退回起草部门重新修改后再送审核。电脑打印文稿，应同时报送电子稿。

第十七条   文稿经复核后由校长办公室主任签署意见呈有关校领导审定、签发。凡以学校名义向教育部、省、市政府等上级机关请示、报告的文件，原则上统一由校长签发。文稿一经签发，未经签发领导批准不得更改。

第十八条   文稿在校领导签发后由校长办公室编排发文字号并统一安排印制，其他部门不得自行处理。

第十九条  公文正式印制前，校长办公室应当进行复核，重点是审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

第二十条  文件印刷完毕，经校长办公室再次核对无误后，加盖公章。

第二十一条   公文由校长办公室综合档案室在经登记后向校内外分发。公文发出后，如发现错误，应及时更正。 

第二十二条 收文办理主要程序是：

（一）签收。来文由校长办公室保密员签收。

（二）登记。收文统一由校长办公室保密员拆封、登记。

（三）批办。收文送校长办公室主任提出批办意见送校领导或有关部门阅示、阅办。批办的主要原则:

1.重要文件，批呈书记、校长阅示；

2.业务文件，按职责分工，批呈分管校领导阅示(其中属重要工作、重要情况，要同时呈送校长阅知)；

3.具体事务性文件，批转有关业务部门阅办。

（四）分送。校长办公室保密员按批办意见分别送达校领导或有关部门；校领导阅示后的文件，保密员依批示将复印件交承办单位，各级领导和各部门不得随意横传公文。

（五）承办。对上级部门交办的公文，承办单位要按文件要求和校领导批示及时办理，办理完毕后，应当以书面或电话形式向校长办公室报告办理结果。对不属于本部门职权范围或者不适宜本部门办理的公文，应当迅速退回校长办公室，并说明情况。

（六）催办。对各类文件的办理情况，由校长办公室负责催促办理。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十三条 公文归档

(一)公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

(二)学校收文、发文的立卷归档由校长办公室保密员负责。

(三)归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映本单位主要工作情况，便于保管和利用。

(四)归档范围内的公文应当确定保管期限。

(五)拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第二十四条   公文管理

（一）公文由校长办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。

（二）上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经批准可翻印。

（三）公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

（四）公文被撤销，视为自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

（五）不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经主管负责人批准，可以销毁，不得按废品出卖。其中销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

（六）部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。